MODELO DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN ORIENTADO A PROCESOS DE CHUN WEI CHOO Y SU CONTEXTUALIZACIÓN EN UN HECHO EDUCATIVO

MODELO DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN ORIENTADO A PROCESOS DE CHUN WEI CHOO Y SU CONTEXTUALIZACIÓN EN UN HECHO EDUCATIVO

INTRODUCCIÓN

La velocidad con la que cambios vertiginosos acontecen a cada instante exige de parte de las personas un replanteo de estrategias, conductas, formas de pensar, formas de actuar que posiblemente podían llegar a ser impensables, a tal punto de afirmar que aquel ente que no desarrolle su capacidad de adaptación al cambio, a los nuevos entornos, a los nuevos ecosistemas, es un ente en peligro de extinción.

Para Kahle (2000) las nuevas realidades en la era de la información requieren un nuevo paradigma para tener éxito, y éste es válidamente aplicado a cualquier esfera de la sociedad. Esto se da porque de la turbulenta realidad van emergiendo nuevas necesidades, nuevos intereses, y las organizaciones tienen la obligación (por así decirlo) de ofrecer respuestas que sean cónsonas y ajustadas a los panoramas acontecidos.

Pensadores e investigadores de las últimas décadas han aportado a la esfera del conocimiento formas en cómo manejar de forma coherente, estructurada y organizada la información que viene del entorno, la cual se convierte en insumo para futuras acciones y tomas de decisiones. Los modelos de gestión de información son unas de las contribuciones ofrecidas, donde cada una cuenta con características distintas.

En este sentido, para el presente estudio se tomó como referencia el modelo de gestión de información orientado a procesos de Chun Wei Choo , el cual a rasgos generales, busca que en la organización puedan existir cambios de conducta, de pensamiento en las personas que están involucradas en estos procesos. Asimismo, todos estos cambios llevan a la conformación de organizaciones inteligentes.

Finalmente, y para una mejor contextualización de la información presentada, se pide que las instituciones de cualquier nivel (colegios, liceos, institutos, academias) sean vistas como organizaciones educativas, las cuales son protagonistas de acciones tendentes al mejoramiento y la cualificación de su personal, y que al mismo tiempo tiene un compromiso de proyección social a lo interno y a lo externo.

MODELO DE GESTIÓN DE INFORMACIÓN ORIENTADO A PROCESOS

DE CHUN WEI CHOO Y SU CONTEXTUALIZACIÓN EN UN HECHO EDUCATIVO

Es de saber, la sociedad actual está inmersa en constante cambio, movimiento, evolución. Nuevas formas de pensar están surgiendo a cada instante como respuesta a nuevas necesidades que acontecen, y el campo educativo no escapa de ello; las necesidades o requerimientos que están en la educación actual vienen acompañados por el componente informático/telemático que viene, por así decirlo, a revolucionar todo el quehacer.

En este sentido, las instituciones educativas están, en cierta forma, comprometidas con estos constantes cambios, debiendo ajustar sus metas organizacionales de tal forma que el proceso educativo sea cónsono con la realidad. Se vuelve imperante que estas organizaciones otorguen la importancia debida al papel que juega la información y el conocimiento dentro de ellas mismas.

Por otra parte, previo acto reflexivo, es posible reconocer que estas instituciones se mueven en campos de gestión de información dentro de las actividades que realizan a lo largo de un año escolar, pero se hace necesario que se logre sistematizar de forma más conectada todos los esfuerzos que continuamente se hacen, mediante objetivos y metas claras, de manera que cada paso que se dé, sean peldaños más que se suben en el intercambio y construcción del conocimiento.

En este propósito, los modelos de gestión de información pueden resultar una excelente y útil herramienta que está a disposición para el establecimiento de metas que consoliden el actuar educacional dentro de las instituciones, tal es el caso del Modelo de Gestión de Información Orientado a Procesos de Chun Wei Choo. Para Auster y Choo (1995; citado en Ponjuán, 2011, p.13) este modelo tiene como meta principal el potenciar todos los recursos de información y las potencialidades para que la organización educativa aprenda y se adapte a su ambiente cambiante. Podría decirse entonces que en una institución se busca la inclusión de las capacidades del talento humano con aquellos elementos de los cuales dispone para el desarrollo de las mismas en pro del crecimiento organizacional.

En este sentido, al decir que una institución aprenda y se adapte a su ambiente cambiante, es estar refiriendo necesariamente a cambios conductuales y de paradigmas de pensamiento; según Hubber (1991; citado en Ponjuán, 2011, p.13), hablando sobre este modelo de gestión de información, a través del empleo de este proceso una organización es capaz de evidenciar cambios en sus patrones conductuales, lo que indica que dicha organización ha aprendido.

Asimismo, el primer punto de partida para todo cambio es la interacción y sinergia que se tiene con el entorno mismo, con la realidad educacional palpable. A esto, Fernández (2003) afirma que para Choo el desarrollo de las organizaciones viene estrechamente vinculado con el entorno de la misma y es por ello, que éstas están en la necesidad (y en cierta forma también en la obligación) de saber interpretar toda la información proveniente del mismo, utilizarla de forma efectiva y convertirla en conocimiento; sólo aquellas organizaciones que son capaces de participar de este proceso serán las que sobrevivirán a los múltiples cambios que acontecen.

Aunado a lo anterior, Barragán (2009) refiere que el modelo de Choo apunta a lo que éste llama “organizaciones inteligentes”, actitud reflejada en sus acciones organizacionales, las cuales son resultado de la selección y (su posterior) incorporación de elementos de información que provienen del entorno. Según este autor, existen tres aspectos que fundamentan este punto: el sentido común, la creación del conocimiento y la toma de decisiones.

Por su parte, Méndez (2007), hablando sobre la organización inteligente según Choo, afirma que es aquella que tiene referencias y formas de conocer que le proporcionan una ventaja especial que le faculta poder actuar con agudeza, creatividad y, en ocasiones, con astucia. Con la comprensión de su entorno, la organización inteligente, es capaz de tomar medidas con sentido de antelación (previsividad) y oportunidad para efectos de adaptación. Esta misma, dispone de miembros con cierto nivel de destreza y pericia, que les permite dedicarse a un aprendizaje e innovación continua.

Ahora bien, como se ha dicho anteriormente, las acciones organizacionales deben estar basadas en la interrelación con el entorno, de manera que las respuestas ofrecidas por dicha organización, en cuanto al uso de la información, sean cónsonas con la misma. En este sentido, Artiles (2009) afirma que Choo plasma su modelo de gestión de la información como un ciclo constante de seis (06) actividades estrechamente relacionadas (comenzando con el Comportamiento Adaptativo). Podría decirse que las mismas ofrecen un recurso de organización, estructuración y sistematización de los procesos de información de las organizaciones, caso concreto, las educativas. Dichas actividades son: 1. Identificación de las necesidades de información. 2. Adquisición de información. 3. Organización y almacenamiento de información. 4. Desarrollo de productos y servicios de información. 5. Distribución de información. 6. Uso de la información (ver Figura 1).

Figura 1. Ciclo de la Gestión de Información de Choo.

Fuente: Artiles (2009).

A este respecto, Ponjuán (2011) afirma que estas actividades planteadas por Choo no sólo se interrelacionan entre sí, sino que también interactúan con las de otras organizaciones, con el propósito de provocar cambios en las mismas y generar nuevas informaciones. Asimismo, la aplicación de este modelo, prosigue la autora, amerita de planificación, diseño y coordinación; es decir, debe haber una visión sistemática y estructurada en la puesta en funcionamiento de este modelo de gestión de información. 

Cabría destacar, que bajo esta perspectiva ofrecida por Ponjuán acerca del modelo de Choo, se propone un panorama colaborativo institucional de acciones organizacionales ad intra y ad extra (ver Figura 2) de las mismas, reafirmando así lo dicho inicialmente que el punto de partida de estos cambios viene dado por la interacción sinérgica con su entorno; es decir, la institución aporta información y conocimiento su contexto y al mismo tiempo, éste aporta información y conocimiento a la institución educativa, en este caso.

Figura 2. Esquema colaborativo institucional.

Fuente: Simmonds (2014).

Ahora pues, se considerarán los planteamientos expuestos por Ponjuán (2011) para la identificación de cada una de las etapas o actividades que plantea Chun Wei Choo dentro de su modelo de gestión de información orientado a procesos:

1.- Identificación de necesidades informativas:

Se da a raíz de las percepciones tenidas, donde los miembros de la organización buscan información que ayude a darle sentido a las mismas, y una vez contada con la información necesaria, apuntar hacia toma de decisiones.

2.- Adquisición de información:

Es un proceso que viene de las necesidades de información, en el cual se busca recabar todos los datos necesarios que permitan dar respuesta a dichas necesidades. En este punto, tanto la información actual, como la información nueva deben estar sometidas a constantes evaluaciones y valoraciones debido al creciente crecimiento y diversificación del conocimiento.

3.- Organización y almacenamiento:

El propósito principal, afirma Ponjuán, es crear una memoria organizacional a modo de repositorio activo en la que constantemente se va agregando información de valor, elevando la calidad de la misma. En este punto, los datos manejados van de la mano con las necesidades detectadas en miras a un uso posterior: aquí las TIC pueden tener una preponderancia grande, ya que estarían brindando mayor confiabilidad y eficiencia en el manejo de los datos.

4.- Productos/Servicios de información:

Aquí las diferentes informaciones manejadas se empaquetan (ofreciendo productos y/o servicios) a los usuarios basados en las necesidades específicas.

5.- Distribución de información:

La meta principal es compartir información bajo cualquier medio o canal que mejor se ajuste a las características de los diferentes usuarios. El proceso de compartir información permite ver también nuevas perspectivas, posibles dificultades/problemas presentados.

6.- Uso de la información:

Aquí se vuelve al inicio del discurso, cuando se decía que este modelo propuesto por Choo busca un cambio de comportamiento y de accionar organizacional, ya que, según Ponjuán, mediante el uso de la información se quiere una construcción social de la realidad. Asimismo, el uso incorpora la selección de alternativas, el suministro de información, y el contenido para respaldar el proceso decisorio.

Ahora bien, sobre la base de lo anterior, es posible reconocer y/o aplicar dicho proceso de gestión al ámbito educativo, en el sentido de poder contar con acciones tendentes al mejoramiento y crecimiento de los profesionales que en ella laboran, como de las personas que en ella estudian: se debe apuntar a la relación sinérgica de cada uno de los miembros de la misma, considerándose como lo que son, un todo organizacional. Así, en el proceso de contextualización de dichas actividades se tomará un caso bastante puntual, como lo es la preocupación por la carencia de valores comunes que promueven la convivencia y la vida en la E.B.N. Luis Hómez II, ubicada en el parcelamiento Los Altos, del municipio Maracaibo, del estado Zulia.

En este sentido, el primer paso que se dio en la institución es que tanto docentes, personal obrero y administrativo, y la comunidad misma pudieron percibir en los adolescentes conductas que no favorecen la sana convivencia, ni el crecimiento personal y social, llegando a detectar que en el plantel está la necesidad de contar con algún tipo de acción que les permita refrenar y cambiar esta carencia de valores existente. Es aquí cuando el plantel se ubica en el primer paso del modelo.

Seguidamente, en consejos docentes junto al personal directivo, se buscaron posibles causas del problema, posibles soluciones, se indagó si en otros planteles del sector y de la parroquia se presentaban situaciones similares, se realizó una investigación bibliográfica que pudiera ofrecer luces acerca de lo que estaba aconteciendo en la institución, se estudiaron todos los recursos (físicos y virtuales) que estaban a disposición para el abordaje de dicha situación. En este punto, el instituto se encuentra en el segundo paso del modelo.

Posterior a esto, se puso en común todo aquello que se colectó para ser discutido por docentes y directivos, y comenzar a estructurar la información tanto física como digital. Se armaron pequeños compendios de acciones que se podían tomar inicialmente dentro y fuera del aula, se reforzó la idea de manejar una Escuela de Padres en el plantel que ayude al fomento de los valores, surgió la propuesta de contar con el apoyo del CBIT y el Proyecto Canaima Educativo que hay en la escuela. Aquí podría identificarse el tercer paso del modelo de Choo.

Una vez que hubo todo este intercambio de ideas y propuestas, se llegó a término la implementación de una Escuela Virtual para Padres, proyecto que permitió integrar de manera ideal los recursos del componente virtual como los del componente presencial en pro del fomento y crecimiento de valores ciudadanos tanto en el hogar, en la escuela, como en la comunidad. Este es el producto que está solidificándose en el plantel.

Luego, se comienza a ser de conocimiento público el proyecto generado mediante el uso de las redes sociales, medios de radiodifusión, congresos, jornadas de investigación, entre otros. Por otra parte, se ofreció un primer prototipo de la escuela virtual en el cual se suministran unidades de aprendizaje referente a los diferentes valores que más está demandando la institución educativa, con las cuales los docentes se pueden valer para complementar sus contenidos académicos/curriculares. Es aquí cuando se encuentra en la quita etapa del modelo.

Finalmente, el uso completo y efectivo de la escuela virtual se hará una vez concluido trámites concernientes al mismo. Dicha implementación primera, pretenderá servir de insumo para comenzar un proceso de retroalimentación continua de la escuela, donde los resultados obtenidos (y el comportamiento adaptativo que habla Choo) será el vector de entrada para detectar nuevas necesidades de información y conocimiento que acontecerán en la institución e ir perfeccionando la espiral del modelo de gestión de información.

CONCLUSIONES

El modelo de gestión de información orientado a procesos de Chun Wei Choo viene a ser una herramienta de gran valor, importancia y trascendencia para el personal de las organizaciones educativas, puesto que busca canalizar los esfuerzos y acciones que en ella se ejecutan. Cada una de las actividades que componen el modelo ofrecido por Choo (que a su vez posee a lo interno subactividades) se encuentran íntimamente relacionadas, pero todas se basan en la más importante: la detección de necesidades concretas que provienen de un comportamiento adaptativo.

Podría decirse que en cada uno de los pasos que Choo ofrece en su modelo, se espera que los involucrados o miembros puedan desarrollar acciones nuevas, complementar sus patrones de pensamiento, cambiar paradigmas por otros que ofrezcan mejores respuestas al entorno cambiante; es decir, que paulatinamente vaya habiendo cambios conductuales, los cuales se verán reflejados en el quehacer directo en las aulas, como a nivel de conjunto en la institución.

Por otro lado, en el desarrollo de la exposición se buscó realizar un proceso inverso del modelo de Chun Wei Choo aplicado al ámbito educativo, ya que en función de ciertas acciones que se han realizado y proyectos que se han propuesto, se logró enmarcar las mismas en este modelo de gestión, permitiendo seguir estructurando, fortaleciendo y retroalimentando las acciones que van adosadas al proyecto principal. Sin embargo, a criterio personal, esto es sólo una aplicación bastante puntual de lo que es el presente modelo de gestión de información.

Asimismo, una organización educativa (casada y convencida con este modelo de gestión de información) debe partir de mentas claras, tangibles y alcanzables, ya que el modelo en sí lo que permitirá es encauzar dichas acciones. Por otra parte, las personas encargadas de dirigir y coordinar las instituciones están en la necesidad de promover este tipo de acciones si se espera una mejor cualificación profesional del personal que en ella trabaja, como de los estudiantes que egresan de la misma.

Finalmente, a juicio del investigador, cada una de las etapas que están presentes en el modelo de Choo sugieren una gran flexibilidad en su manejo, puesto que son capaces de ofrecer insumos que van retroalimentando el proceso previo de gestión de información y conocimiento de la organización educativa y los actores que en ellas participan tienen la versatilidad de poder involucrarse en otras partes de dicho proceso.

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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS/ FUENTES CONSULTADAS

Artiles, S., (2009, Mayo). La Gestión Documental, de Información y el Conocimiento en la Empresa. El Caso de Cuba. Acimed (en Línea). Vol.19, Núm.5. Disponible en: http://scielo.sld.cu/scielo.php?script=sci_issuetoc&pid=1024-943520090005&lng=es&nrm=iso (Consulta: 2014, Noviembre 19).

Barragán, A., (2009, Enero). Aproximación a una Taxonomía de Modelos de Gestión del Conocimiento. Revista Electrónica: Intangible Capital. Vol.5, Núm.01, pp.65-101. Universidad Nacional Autónoma de México - UNAM (México).

Fernández, V., (2003). Information Management for the Intelligent Organization: The Art of Scaning the Environment (Chun Wei Choo). Revista Española de Documentación Científica. Vol.26, Núm.2, pp.237-238. Disponible en: http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/view/249 (Consulta: 2014, Noviembre 19).

Kahle, D., (2000), Los Seis Sombreros del Vendedor Exitoso. Colombia: Editorial Norma, S.A.

Méndez, R., (2007). La Organización Inteligente. Disponible en: http://rogermendez.es.tl/*-La-Organizaci%F3n-Inteligente.htm o http://rogermendezbenavides.blogspot.com/2007/05/la-organizacin-inteligente.html (Consulta: 2014, Noviembre 03).

Ponjuán, G., (2011, Mayo). La Gestión de Información y sus Modelos Representativos. Valoraciones Ciencias de la Información. Vol.42, Núm.2, Mayo-Agosto, pp.11-17. Instituto de Información Científica y Tecnológica La Habana (Cuba). Disponible en: http://www.redalyc.org/pdf/1814/181422294003.pdf (Consulta: 2014, Noviembre 03).

Investigador:

Arq. Enrique A. Simmonds B.

Universidad “Dr. Rafael Belloso Chacín”

Maracaibo – Venezuela

2014, Noviembre 22.